Ндфл с оплаты проезда к месту отдыха. Необходимо ли удерживать ндфл с оплаты работнику проезда к месту проведения отпуска

28.1 1.11 НДФЛ с оплаты проезда работников: ужесточение позиции или нелепая описка?

Иногда специалисты Минфина России делают парадоксальные умозаключения. Пример тому - письмо от 12.10.2011 № 03-04-05/6-728. В нем финансисты изложили свою точку зрения по поводу обложения НДФЛ стоимости оплаты организацией проезда сотрудников к месту работу. Оказывается, у работников возникнет доход, если они способны добраться до работы самостоятельно.

Минфин: НДФЛ зависит от самостоятельности работников

К такому выводу финансисты пришли, проанализировав нормы главы 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ. Приведем их и мы.

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физических лиц, полученные как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). Для целей налогообложения доходом признается выгода в денежной или натуральной форме, если ее можно оценить (ст. 41 НК РФ). Когда организация оплачивает за работника товары (работы, услуги) в его интересах, у физического лица возникает доход в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

На основании названных норм специалисты Минфина России решили: если работники имеют возможность добираться до работы самостоятельно, но работодатель оплачивает за них стоимость проезда, то у сотрудников возникает доход в натуральной форме.

Согласитесь, с приведенными нормами не поспоришь, но вывод, сделанный на их основании, вызывает сомнения. Что значит «добираться до места работы самостоятельно»? Дееспособные граждане могут добраться без посторонней помощи куда угодно. Например, офис компании расположен за чертой города, и общественный транспорт туда не ходит. Никто не мешает сотрудникам приехать на работу на такси или воспользоваться транспортом работодателя. В этих случаях они доберутся на работу самостоятельно. Получается, что у работников все равно возникает объект обложения НДФЛ.

О чем забыли финансисты

По рассматриваемому вопросу Минфин России давал разъяснения и ранее. Но справедливости ради отметим, что в них присутствовала хоть какая-то логика. Так, в письме от 17.07.2007 № 03-04-06-01/247 финансисты на основании все тех же норм Налогового кодекса сделали несколько иной вывод. Доставка сотрудников до места работы и обратно признается доходом работников в натуральной форме, только если они способны добраться до работы самостоятельно общественным транспортом. Как видим, всего из-за двух слов поменялся смысл сделанного вывода.

Исходя из этих разъяснений если общественным транспортом работники не могут доехать до места расположения организации, то оплата стоимости их проезда НДФЛ не облагается.

Правда, в этом письме идет речь о доставке работников транспортом организации. Но есть еще письмо Минфина России от 24.12.2007 № 03-04-06-02/226. В нем финансисты рассмотрели вопрос обложения НДФЛ стоимости оплаты проезда к месту работу в ситуации, когда организация для подобных целей заключает договор с транспортной компанией. Специалисты финансового ведомства отметили следующее. Поскольку работники не имеют возможности добираться до места работы и обратно общественным транспортом, суммы оплаты организацией проезда работников от места работы до места жительства не признаются экономической выгодой (доходом) работников. Объект обложения НДФЛ отсутствует, если для организации перевозки сотрудников работодатель заключил договор с транспортной организацией.

Суды на стороне компаний

К аналогичным выводам приходят и суды. В настоящее время судебная практика по данному вопросу сложилась в пользу налогоплательщиков. Арбитры указывают, что если доставка работников к месту работу организована работодателем в силу производственной необходимости (например, удаленность офиса), то работники не получают экономической выгоды. Значит, облагаемый НДФЛ доход у них отсутствует. Причем такой вывод сделан как в отношении ситуации, когда работники добираются до места работы на транспорте компании, так и в отношении случая, когда они пользуются услугами транспортных организаций (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 18.02.2008 № А21-3559/2007 и Восточно-Сибирского округа от 15.07.2008 № А19-13528/07-30).

Более того, в арбитражной практике имеются решения, в которых суды признавали доначисления НДФЛ необоснованными только на том основании, что в трудовых (коллективных) договорах с работниками была прописана их доставка до места работы силами работодателя (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 17.11.2010 № А45-26455/2009 и Уральского округа от 15.04.2008 № А07-10573/07).

В постановлении ФАС Уральского округа от 21.02.2008 № А07-10572/07 арбитры не согласились с доводом налоговиков о том, что оплата за работников стоимости их проезда до места работы и обратно является их доходом, поскольку у сотрудников была возможность добираться до офиса общественным транспортом, но организация для этих целей воспользовалась услугами транспортной компании. Суд отметил, что спорные расходы были оказаны одним юридическим лицом другому юридическому лицу. Поэтому их нельзя признать идентичными тем услугам, которые предоставляют транспортные организации физическим лицам (постановление ФАС Уральского округа от 21.02.2008 № А07-10572/07). Обратите внимание: со сделанным выводом согласился и Высший арбитражный суд, который Определением от 03.04.2008 № 4176/08 отказал в передаче этого дела в Президиум ВАС РФ.

Спасет обезличенность

При решении рассматриваемого вопроса нужно учесть один важный момент. Во избежание проблем работодателю лучше заключить договор о доставке сотрудников на работу с транспортной компанией или осуществлять перевозку собственным транспортом. Тогда расходы на оплату за работников стоимости их проезда к месту работы обезличиваются. То есть нельзя точно сказать, сколько пришлось денежных средств на проезд каждого работника. А поскольку вести персонифицированный учет работников невозможно, удерживать НДФЛ из их доходов организация не обязана.

На это еще в 1999 г. указал Президиум ВАС РФ в п. 8 информационного письма от 21.06.99 № 42. Ведь выплата (как в денежной, так и в натуральной форме) включается в состав облагаемых доходов физического лица, если ее размер можно определить применительно к конкретному физическому лицу.

Л. Клименкова,
ЭЖ

15.06.2017 Распечатать

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных с ней, в том числе возмещение расходов на проезд к месту командировки и обратно (ч. 1 ст. 166, ст. 167, ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). При этом законодательство не содержит требования о точном совпадении дат в проездных документах и в приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку.

Налог на доходы физических лиц

По общему правилу не облагаются НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы работника на проезд до места командировки и обратно, оплаченные работодателем (п. 3 ст. 217 НК РФ). Однако в Налоговом кодексе РФ ничего не сказано о налогообложении НДФЛ стоимости проезда, когда работник уезжает в командировку раньше, чем указано в приказе (распоряжении) о командировании или возвращается из командировки позже установленной даты. В связи с этим Минфин России дает следующие разъяснения.

Если разница по сроку незначительна (например, это выходные или праздничные дни), то стоимость проезда к месту командировки или обратно признается командировочными расходами. А значит, у работника не возникает экономической выгоды (дохода), подлежащей налогообложению НДФЛ (письма Минфина России от 20.06.2014 № 03-03-РЗ/29687, от 12.09.2013 № 03-04-08/37693).

Если же работник остался в месте командировки на длительное время (например, для проведения отпуска) или приехал значительно раньше, то стоимость проезда, оплачиваемая организацией, признается доходом работника в натуральной форме, облагаемым НДФЛ (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, письма Минфина России от 07.12.2016 № 03-04-06/72892, от 30.07.2014 № 03-04-06/37503).

Налог на прибыль

Расходы на проезд работника до места командировки и обратно относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и признаются на дату утверждения авансового отчета (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

О каких-либо особенностях учета командировочных расходов в случае несовпадения дат в проездных документах и в приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку в Налоговом кодексе РФ не сказано. А Минфин России считает, что расходы на приобретение проездного билета для проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, или в выходные дни, следующие за датой окончания командировки, могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли (п. 2 письма от 11.08.2014 № 03-03-10/39800, письмо от 20.06.2014 № 03-03-РЗ/29687). Но только если:

дата выбытия из места командировки к месту постоянной работы (дата отправления работника к месту командировки) совпадает с датой, на которую приобретен проездной билет;

задержка выезда работника из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность произведенных расходов.

Такого же мнения придерживаются и налоговики (письмо ФНС России от 20.08.2014 № СА-4-3/16564).

А в отдельных разъяснениях Минфин России разрешает учесть расходы на проезд вне зависимости от времени, проведенного командированным работником в месте назначения (письмо Минфина России от 30.07.2014 № 03-04-06/37503). Хотя это рискованная позиция для налогоплательщика, если разъяснение адресовано не ему персонально.

Пример. Учет расходов на проезд из командировки

Работник направлен в командировку, связанную с реализацией товара, в Москву на срок с 15 по 19 мая. С разрешения руководителя он остался в Москве на выходные. Стоимость обратного авиабилета составила 5500 рублей (в том числе НДС – 500 рублей). По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет с приложенным авиабилетом.

Бухгалтер сделает следующие записи (без учета страховых взносов *):

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71

– 5000 руб. (5500 – 500) – затраты работника на обратный проезд учтены в качестве коммерческих расходов;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71

– 500 руб. – отражен НДС, выделенный в авиабилете;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

– 500 руб. – НДС, выделенный в авиабилете, принят к вычету.

_____________________

* Не облагаются страховыми взносами фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места командировки и обратно (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").

Если же дата в проездном документе не совпадает с датой начала (окончания) командировки, то до появления разъяснений контролирующих органов по применению новых норм Налогового кодекса РФ безопаснее облагать стоимость таких билетов страховыми взносами.

Однако можно рискнуть и не начислять взносы, если НДФЛ со стоимости билетов не удержан. Ведь это значит, что работодатель рассматривает возмещение расходов на проезд как компенсацию, а не как экономическую выгоду, выплаченную работнику.

Аудитор Т.М.Прокофьева

Письмо Министерства финансов РФ
№03-04-06/16282 от 21.03.2017

Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел письмо по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов работника по проезду до места командировки и обратно в случае, если дата, указанная в проездном документе, не совпадает с датой начала (окончания) командировки, и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.

Пунктом 3 статьи 217 Кодекса предусмотрено освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц всех видов установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

В абзаце двенадцатом данного пункта указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

В соответствии со статьями 106 и 107 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс) выходные дни и нерабочие праздничные дни - это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей.

При этом согласно статье 166 Трудового кодекса служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Таким образом, если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной статьей 41 Кодекса, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы.

В этом случае оплата организацией за сотрудника обратного билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 211 Кодекса, признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в полном объеме в соответствии с положениями статьи 211 Кодекса.

Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды.

Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.

Одновременно сообщается, что настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативным правовым актом. Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах, направленные налогоплательщикам и (или) налоговым агентам, имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам, налоговым органам и налоговым агентам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

Заместитель директора Департамента Р.А.СААКЯН

Иногда специалисты Минфина России делают парадоксальные умозаключения. Пример тому — письмо от 12.10.2011 № 03-04-05/6-728. В нем финансисты изложили свою точку зрения по поводу обложения НДФЛ стоимости оплаты организацией проезда сотрудников к месту работу. Оказывается, у работников возникнет доход, если они способны добраться до работы самостоятельно.

Минфин: НДФЛ зависит от самостоятельности работников

О чем забыли финансисты

Суды на стороне компаний

Спасет обезличенность

Командировка - это служебная поездка на определенный срок, в которую работник направляется для исполнения поручения работодателя. Работнику за период командировки выплачивается средний заработок, а также должны быть возмещены командировочные расходы. Это расходы, связанные с оплатой проезда, проживания в пункте назначения, а также суточные. Кроме того, работнику могут быть возмещены иные расходы, совершенные им с разрешения или ведома работодателя (ст. 167, 168 ТК РФ , п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются локальным нормативным актом работодателя или коллективным договором (ст. 168 ТК РФ).

Средний заработок за период командировки облагается НДФЛ. А вот законодательно установленные компенсации, выплачиваемые работникам при направлении их в командировки, (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Не облагаемые НДФЛ расходы на проезд

Оплата работнику документально подтвержденных расходов на проезд до места назначения командировки и обратно не облагается НДФЛ в полной сумме. Также при наличии подтверждающих документов не облагается налогом возмещение расходов на проезд до вокзала, аэропорта, иного места отправления транспорта к пункту назначения (Письмо Минфина от 29.01.2015 № 03-04-06/3305 ), в том числе на такси (Письма Минфина от 25.04.2012 № 03-04-05/9-549 , от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180 ), комиссионные сборы (например, при покупке билетов у посредника), сборы за услуги аэропортов, провоз багажа (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если нет документов, подтверждающих расходы на проезд

По мнению Минфина, возмещение работнику стоимости проезда в отсутствие билетов подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918 ). В то же время для подтверждения расходов на проезд могут быть использованы и другие документы, вплоть до справки от перевозчика. В ней должны быть указаны сведения о том, когда ваш сотрудник пользовался данным видом транспорта, куда направлялся и какова стоимость такой перевозки (Письмо Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18 ).

Не облагаемые НДФЛ расходы на проживание

Оплата работнику расходов по найму жилого помещения в месте командировки не облагается НДФЛ в полной сумме при наличии подтверждающих расходы документов. При проживании в гостинице это может быть чек ККТ, БСО. Если же работник арендовал квартиру, то - договор аренды и платежный документ (к примеру, чек ККТ или расписка).

Если подтверждающих документов у работника нет, то освобождается от налогообложения возмещение в сумме не более 700 руб. в день, если командировка была по России, и не более 2500 руб. в день, если командировка была за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы превышения должны облагаться НДФЛ.

Не облагаемые НДФЛ суточные

Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день, если работник направлен в командировку по России, и в пределах 2500 руб. в день, если направлен за границу РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Но размер выплачиваемых работникам суточных определяет работодатель. И если в соответствии с вашим локальным нормативным актом работники получают суточные в бОльшем размере, то с сумм превышения нужно исчислить и удержать НДФЛ (

Подскажите, необходимо ли удерживать НДФЛ с оплаты работнику проезда к месту проведения отпуска и если да то с какого периода.

Ответ

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к нему местностях, обязаны компенсировать проезд к месту отдыха, суммы которых не облагаются НДФЛ.

Сергея Разгулина , действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как организации, расположенной в районе Крайнего Севера, оплатить и учесть стоимость проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно

НДФЛ и страховые взносы

Компенсация расходов сотрудников на проезд к месту использования отпуска и обратно не облагается:

НДФЛ ();
взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование ();
взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний ().

Данные правила действуют независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация. Важно, чтобы компенсация таких расходов была предусмотрена внутренними документами организации.

Что касается компенсации расходов на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно членам семьи сотрудника, то она не облагается:

НДФЛ - в отношении только неработающих членов семьи ( , письма Минфина России , );
страховыми взносами - в отношении любых членов семьи. Это связано с тем, что такие компенсации выплачиваются гражданам, не состоящим с организацией в трудовых отношениях ( , ).

Размер, порядок и условия оплаты проезда к месту использования отпуска и обратно сотрудникам и членам их семей ограничены внутренними документами организации. То есть такие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами:

в размерах, установленных трудовыми или коллективными договорами, Положением об отпусках и т. п.;
в рамках той (но не реже чем один раз в два года), которая установлена трудовыми или коллективными договорами, Положением об отпусках и т. п.;
при наличии документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы. Состав подтверждающих документов законодательством не определен, поэтому в коллективном (трудовом) договоре организации необходимо установить перечень документов, которые должен представить сотрудник для получения компенсации. Если сотрудник не представил подтверждающие документы, с суммы компенсации будет необходимо удержать НДФЛ.

В отношении НДФЛ аналогичные выводы подтверждены письмами Минфина России , (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ).

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ, начислить страховые взносы на оплату проезда сотрудника к месту проведения отпуска (за границу) и обратно. Организация расположена в районе Крайнего Севера

Да, нужно. Но только на стоимость проезда за пределами территории России. Исключение - когда сотрудник летит в отпуск самолетом. В этой ситуации для целей страховых взносов действуют особые требования.

НДФЛ

Компенсация в виде оплаты проезда в размере, установленном внутренними документами организации, и с учетом ограничений, установленных законодательством, не облагается НДФЛ ().

Эта льгота распространяется только на оплату проезда по территории России. Поэтому независимо от места проведения отпуска сотрудником (на территории России или за ее пределами) от обложения НДФЛ освобождается только та часть компенсации, которая относится к стоимости проезда по российской территории.

Со стоимости проезда (перелета) от места пересечения границы России к месту проведения отпуска за границей и обратно, к границе России, нужно удержать НДФЛ. Такой вывод подтверждается письмами Минфина России и .

Для целей НДФЛ в действующем законодательстве не уточняется, что является местом пересечения границы России. Поэтому при проезде поездом НДФЛ не нужно удерживать со стоимости проезда по всей территории России.

В случае с авиаперелетом не облагается НДФЛ стоимость поездки до российского аэропорта, ближайшего к месту пересечения границы России. Даже если на самом деле сотрудник .

Обязанность по оплате проезда сотрудников к месту использования отпуска и обратно, установленная Трудового кодекса РФ, распространяется на все организации, расположенные в .

При этом коммерческая организация - работодатель самостоятельно устанавливает порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций во внутренних документах: и (или) договорах, Положении об отпусках и т. п. Такой вывод следует из статьи 325 Трудового кодекса РФ.

При этом факт проезда сотрудника к месту отдыха и обратно (в т. ч. с остановкой по пути следования в нескольких населенных пунктах) должен быть документально подтвержден. В пределах этих затрат и выплачивается компенсация.

Возможность освобождения компенсационных выплат от обложения НДФЛ и страховыми взносами ограничена. Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами только компенсации, начисленные в соответствии с законодательством РФ ( , ). Из буквального толкования статьи 325 Трудового кодекса РФ следует, что оплата стоимости проезда производится только к одному месту использования отпуска и обратно. То есть если сотрудник проводит время своего отпуска в нескольких местах отдыха, то от обложения НДФЛ и страховыми взносами можно освободить компенсацию проезда только до одного места отдыха и обратно. Если организация (в соответствии со своими внутренними документами) оплачивает расходы по проезду к нескольким местам отдыха, то такая выплата не считается компенсационной и должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях.

Следует отметить, что на пути следования к месту отдыха и обратно сотрудник может останавливаться в другом городе по объективным причинам (например, из-за особенностей расположения маршрутов транспорта или из-за задержки транспорта). В таком случае оплата расходов на проезд к месту отдыха и обратно (включая проезд до транзитного населенного пункта) признается компенсационной выплатой. С ее суммы также не нужно удерживать (начислять) НДФЛ и страховые взносы ( ,

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с компенсации расходов на проезд сотрудника к месту проведения отпуска и обратно. Организация не расположена в районе Крайнего Севера (приравненных к нему местностях), но в данном регионе установлены надбавка и районный коэффициент

Да, нужно.

От НДФЛ освобождаются, в частности, законодательно установленные компенсационные выплаты ().районах Крайнего Севера и приравненных к нему местностях . Причем даже в том случае, если в местностях, где они находятся, введены процентная надбавка и районный коэффициент за особые климатические условия. То есть организация, которая находится в регионе, не относящемся к Крайнему Северу (приравненным местностям), оплачивать проезд сотрудников к месту проведения отпуска и обратно не обязана. Аналогичные выводы есть в , утвержденном Президиумом Верховного суда РФ 3 июля 2013 г.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации оплата проезда сотрудников к месту проведения отпуска не может считаться законодательно установленной компенсационной выплатой. А раз так, то под действие положений статьи 217 Налогового кодекса РФ она не подпадает и должна облагаться НДФЛ на общих основаниях.